سير عمل / أتمتة

أرشفة وفهرسة سجلات المحادثات مع المساعد الداخلي بحسب الموضوع

Workflow يحوّل سجلات Open WebUI أو أي مساعد AI داخلي إلى أرشيف منظّم قابل للبحث، مع وسوم تلقائية حسب الموضوع والقسم.

NGO Operations Research

الهدف من مسار العمل

تحويل المحادثات المتفرّقة مع المساعد إلى ذاكرة مؤسسية مشتركة، تستفيد منها فِرَق المستقبل.

خطوات التشغيل التفصيلية

الخطوات

اضغط أي خطوة للتفاصيل

خطوة

التأكد أن Open WebUI الذي تستخدمه يدعم Export API أو إمكانية الوصول لقاعدة البيانات (SQLite أو Postgres).

Open WebUI ↗

كتابة سياسة استخدام واضحة، الحصول على موافقة الفريق، إعلام عن آلية #سري.

إنشاء workflow في n8n: cron يومي مساءً.

n8n ↗

HTTP/SQL node لقراءة محادثات اليوم من Open WebUI.

Open WebUI ↗

Code node لاستبعاد المحادثات الموسومة #سري.

HTTP إلى Ollama لتصنيف كل محادثة + استخراج 'الدرس'.

Ollama ↗

WordPress REST API لإنشاء صفحة لكل درس، مع وسوم تلقائية.

WordPress

إعداد search بحث داخلي قوي على الموقع، بحيث الفِرَق تجد الإجابات السابقة بسهولة.

مخطط سير العمل

رسم بياني مُولَّد تلقائيًا

flowchart RL S1["1. التأكد أن Open WebUI الذي..."] S2["2. كتابة سياسة استخدام واضحة، الحصول..."] S3["3. إنشاء workflow في n8n: cron..."] S4["4. HTTP/SQL node لقراءة محادثات اليوم..."] S5["5. Code node لاستبعاد المحادثات الموسومة..."] S6["6. HTTP إلى Ollama لتصنيف كل..."] S7["7. WordPress REST API لإنشاء صفحة..."] S8["8. إعداد search بحث داخلي قوي..."] S1 --> S2 S2 --> S3 S3 --> S4 S4 --> S5 S5 --> S6 S6 --> S7 S7 --> S8 subgraph Tools["🔧 الأدوات المستخدمة"] T0(("Open WebUI")) T1(("n8n")) T2(("WordPress")) T3(("Ollama")) end style Tools fill:#fffbeb,stroke:#f59e0b,stroke-width:1px

التفاصيل البرمجية والتهيئة

مقدمة حول سير العمل

Workflow يحوّل سجلات Open WebUI أو أي مساعد AI داخلي إلى أرشيف منظّم قابل للبحث، مع وسوم تلقائية حسب الموضوع والقسم.

الهدف من سير العمل

تحويل المحادثات المتفرّقة مع المساعد إلى ذاكرة مؤسسية مشتركة، تستفيد منها فِرَق المستقبل.

الأدوات والتقنيات المستخدمة

تم استخدام الأدوات التالية: Open WebUI و n8n و WordPress و Ollama

تفاصيل تنفيذ سير العمل

مستوى الصعوبة: moderate
الوقت المتوقع للإعداد: 4–6 ساعات
محفز التشغيل (Trigger): cron يومياً مساءً (تجميع محادثات اليوم)

خطوات العمل (الآلية)

التأكد أن Open WebUI الذي تستخدمه يدعم Export API أو إمكانية الوصول لقاعدة البيانات (SQLite أو Postgres).
كتابة سياسة استخدام واضحة، الحصول على موافقة الفريق، إعلام عن آلية #سري.
إنشاء workflow في n8n: cron يومي مساءً.
HTTP/SQL node لقراءة محادثات اليوم من Open WebUI.
Code node لاستبعاد المحادثات الموسومة #سري.
HTTP إلى Ollama لتصنيف كل محادثة + استخراج ‘الدرس’.
WordPress REST API لإنشاء صفحة لكل درس، مع وسوم تلقائية.
إعداد search بحث داخلي قوي على الموقع، بحيث الفِرَق تجد الإجابات السابقة بسهولة.

وصف مفصل

⚠️ تنبيه قبل البدء (حساسية عالية): هذا الـ workflow يتعامل مع سجلات قد تحتوي بيانات شخصية لمستفيدين أو نقاشات استراتيجية. لا تبدأ التنفيذ قبل: (1) سياسة استخدام مكتوبة، (2) موافقة الفريق على الأرشفة، (3) آلية واضحة لاستبعاد محادثات #سري، (4) عدم رفع أي شيء لخدمة لا تملكها المنظمة.

المنظمات التي تتبنّى مساعداً داخلياً (Open WebUI، LibreChat، أو حتى نسخة مشتركة من ChatGPT Team) تفقد قيمة هائلة: كل موظف يطرح أسئلة مشابهة، يحصل على إجابات مشابهة، ولا يستفيد أحد آخر. الـ workflow هذا يُحوّل المحادثات الفردية إلى ذاكرة مشتركة. الخطوات بشكل مبسّط: 1. Open WebUI يُتيح تصدير سجلات المحادثات عبر API أو ملفات (حسب الإعداد). 2. n8n يجمع محادثات اليوم. 3. لكل محادثة: Ollama يُصنّفها حسب موضوع (تمويل، تواصل، تقارير، قانوني، إلخ) ويستخرج ‘الدرس المفيد’ (السؤال + جوهر الإجابة). 4. يُنشر في WordPress كصفحات داخلية (محمية برقم سرّي) مفهرسة. قاعدة معرفة من هذا النوع تنمو سريعاً وتصبح من أهم أصول المنظمة بعد سنة. تنبيه خصوصية مهم جداً: هذه السجلات قد تحتوي على معلومات حساسة (أسماء مستفيدين، حالات شخصية، نقاشات استراتيجية). يجب: – مراجعة سياسة الاستخدام مع الفريق قبل البدء – استبعاد محادثات أُعلِنت ‘سرّية’ (إضافة وسم #سري في المحادثة) – عدم رفع السجلات لأي مكان لا تملكه المنظمة – مراجعة آلية لسحب أي محادثة عند الطلب – موافقة كتابية من الموظفين قبل أرشفة محادثاتهم