مقدمة حول سير العمل
متابعة التحديثات الدورية لعدة مشاريع في وقت واحد أمر يستهلك الكثير من الجهد ويُصعّب على الإدارة وأصحاب المصلحة البقاء في الصورة. لحل هذه المشكلة، تم ابتكار نظام أتمتة توليد ملخصات أسبوعية للمشاريع الذي يقوم بجمع البيانات المتناثرة من قواعد بيانات Notion، وتلخيصها بأسلوب احترافي ليُرسلها كتقرير موحد وموجز نهاية كل أسبوع.
الهدف من سير العمل
يسعى هذا السير إلى توليد ملخص أسبوعي تلقائي لكل مشروع، لضمان إبقاء جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة (Stakeholders) على اطلاع دائم بتقدم المشاريع، العقبات، ومؤشرات الأداء دون الحاجة للمطالبات اليدوية للمديرين بكتابة التقارير.
الأدوات والتقنيات المستخدمة
لإنشاء هذا التقرير الآلي، يتم تكامل عدد من الأدوات الذكية والمفتوحة المصدر:
- Notion: كقاعدة بيانات مركزية لإدارة مهام وتحديثات المشروع.
- n8n: لجدولة المهمة واسترجاع البيانات عبر واجهة برمجة التطبيقات (API).
- Ollama: محرك الذكاء الاصطناعي لفهم التحديثات وصياغتها كملخص نصي منظم ومقروء.
تفاصيل تنفيذ سير العمل
- مستوى الصعوبة: متوسط (Intermediate).
- الوقت المتوقع للإعداد: حوالي 3 ساعات.
- محفز التشغيل (Trigger): يتم إطلاق الأتمتة جدولياً (Cron) كل يوم أحد الساعة 18:00 (نهاية أسبوع العمل).
خطوات العمل (الآلية)
يعمل النظام خلف الكواليس بفعالية من خلال الخطوات التالية:
- تكوين مفاتيح Notion API لربط قاعدة بيانات المشاريع والمهام المنجزة خلال الأسبوع بالنظام.
- ضبط الجدولة الزمنية في n8n لتعمل بشكل دوري مساء كل يوم أحد.
- استدعاء البيانات والتحديثات الجديدة من مساحات العمل في Notion.
- تمرير البيانات الخام إلى نموذج Ollama مع تعليمة (Prompt) تطالبه بكتابة ملخص احترافي وتنسيقه للمشرفين.
- تنسيق الملخص الناتج وإضافة أي مؤشرات أداء (KPIs) مستخرجة.
- إرسال التقرير النهائي المُجمع عبر البريد الإلكتروني أو قنوات Slack الخاصة بأصحاب المصلحة.
الخلاصة
باستخدام هذا السير المؤتمت، تودع المؤسسات عناء التقارير اليدوية الأسبوعية. فهو يعزز الشفافية، يضمن استمرار تدفق المعلومات للإدارة، ويتيح لمديري المشاريع التركيز على التنفيذ والإنجاز بدلاً من الأعمال الورقية والإدارية.